Procedimientos de traspaso en el arrendamiento de propiedades comerciales

En la propiedad comercial, la entrega de locales es un momento crítico para tomar nota de cuestiones importantes y asuntos que requieren atención.

Posteriormente, estas notas pueden ayudar al inquilino o al propietario en cualquier asunto de debate o disputa. Hay un traspaso y el comienzo de la ocupación y nuevamente al final de la ocupación.

En todos los aspectos, la ocupación del inquilino y la entrega de las instalaciones deben estar de acuerdo con el contrato de arrendamiento.

Esto dice que usted, como administrador de la propiedad o de arrendamiento, debe leer el contrato de arrendamiento y comprenderlo.

Incluso en una sola propiedad con muchos inquilinos diferentes, los arrendamientos pueden ser diferentes y, por lo general, lo son.

Las cláusulas de “cumplimiento” y las “disposiciones de traspaso” del contrato de arrendamiento son únicas y deben entenderse en relación con cada arrendamiento.

La toma de fotografías también forma parte de la documentación de las instalaciones en el momento de la entrega.

Se recomienda que las fotografías tomadas tengan la fecha y la hora impresas en la cámara, y que las fotografías se guarden posteriormente como archivos ‘gif’ y no como ‘jpg’.

Esto se debe a que los archivos ‘gif’ son un formato más estable y fijo que no pueden manipularse con herramientas de edición de software como ‘Photoshop’. Si desea que la fotografía sea evidencia de algo importante, entonces el formato ‘gif’ es una opción confiable.

Si bien cada arrendamiento es único, establezcamos algunas reglas para brindarle algunos puntos de referencia con los que trabajar en el momento de la transferencia.

Luego puede agregar algunos otros asuntos que pueden ser aplicables a la ubicación o propiedad en la que trabaja.

  1. Tome fotografías en formato ‘gif’ como evidencia de cosas importantes y niveles de presentación
  2. Al tomar fotografías, vale la pena poner una referencia de escala, como una regla, en la imagen.
  3. Tome notas de cualquier comentario o acuerdo de cualquiera de las partes del contrato de arrendamiento.
  4. Revise todas las paredes y superficies pintadas en busca de daños y / o condición actual, tomando fotografías según corresponda para registrar la condición actual.
  5. Revise los paneles del techo y las barras en T para ver la presentación y la integridad del techo.
  6. Mire por encima de los techos para la eliminación satisfactoria de cualquier cableado innecesario que debería haberse eliminado
  7. Revise todos los revestimientos del piso para detectar cualquier daño o deterioro más allá del ‘desgaste normal’
  8. Busque cualquier penetración en el piso o en la pared que exista o necesite ser reparada, teniendo en cuenta que cualquier penetración debe ser clasificada contra incendios según los estándares de los códigos de construcción locales.
  9. Verifique el funcionamiento del aire acondicionado y observe cualquier necesidad de equilibrio del aire acondicionado debido al acondicionamiento o particiones alteradas o instaladas en el espacio arrendado.
  10. Revise las luces y los interruptores de luz para verificar su funcionamiento y seguridad. Puede ser necesario reemplazar todos los tubos en los accesorios de iluminación como parte de las disposiciones del contrato de arrendamiento.
  11. Revise todas las puertas y cerraduras por seguridad y protección. No pase por alto la necesidad de puertas y cerraduras para cumplir con todos los códigos de construcción. Todas las llaves de las puertas deben proporcionarse o devolverse según corresponda. Si se instala un sistema de llave maestra en el edificio, verifique que todas las llaves cumplan con el sistema maestro
  12. Verifique que las ventanas funcionen, protejan y protejan
  13. Verifique el suministro de electricidad al inquilino y cualquier medición de la energía consumida.
  14. Verificar la instalación y el cumplimiento de cualquier señalización del local y que esté de acuerdo con las reglas arquitectónicas establecidas para el edificio.
  15. Busque cualquier cambio en la integridad estructural del edificio y las instalaciones.
  16. Como parte del proceso de verificación, a veces es conveniente que los contratistas de los propietarios inspeccionen las instalaciones y proporcionen un informe completo de cualquier problema complejo o delicado. Esto respaldará cualquier disputa legal posterior sobre los buenos términos y condiciones.

Cuando las llaves se intercambian entre el inquilino y el propietario, o el propietario y el inquilino, se debe obtener un recibo como registro de la entrega de las llaves.

Las acciones de los agentes inmobiliarios en la cesión a cualquier inquilino también deben estar respaldadas por notas.

Es sorprendente cuántas disputas surgen más tarde cuando menos lo esperas; en tal caso, sus notas son invaluables.

Nunca devuelva ningún dinero de fianza o garantías bancarias a los inquilinos hasta que esté absolutamente seguro de que se han cumplido todos los requisitos del contrato de arrendamiento.

También es de notar que todas las reparaciones deben haberse hecho antes de la expiración del contrato de arrendamiento; no es algo que se haga después del vencimiento del arrendamiento.

Los procedimientos eficientes de reparación y traspaso son una habilidad crítica que el agente de bienes raíces debe desarrollar e implementar en cada situación de arrendamiento.

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